PARA QUE NOS SIRVE LA ADMINISTRACION

PARA QUE NOS SIRVE LA ADMINISTRACIÓN 

¿Para qué nos sirve aprender sobre Administración de Proyectos?
Maru González
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Los proyectos por definición tienen una fecha de inicio y finalización determinadas, al igual que un alcance, presupuesto, resultados específicos y recursos asignados. En el día a día todos utilizamos invariablemente la administración de proyectos, tanto en las cuestiones personales como laborales.
La administración de proyectos viene a ser la manera en la cual las personas emplean sus conocimientos, habilidades, herramientas y  técnicas para la realización de un proyecto dentro del mundo laboral, en pequeñas, medianas y grandes empresas.
Debido al dinamismo presente en los ámbitos profesionales y tecnológicos, cada dia se vuelve más indispensable utilizar metodologías de gestión efectiva.
Se emplea la administración de proyectos como solución a los problemas que se puedan estar presentando en la organización. Para ello se cuestiona su importancia y se definen sus objetivos. También es aplicada a nivel personal, puesto que ayuda a dar solución a pequeños problemas de nuestra vida cotidiana y en la planeación de metas y proyectos personales.
La persona encargada de coordinar todo el proceso es el líder de proyectos. Mientras que el líder de proyectos se encarga de gestionar el proyecto, el  gerente  delega en él esta responsabilidad y se enfoca  mejor a su trabajo dentro de la organización. El líder de proyecto desempeñará las funciones necesarias para conducir exitosamente el proyecto. Es crucial preguntarnos cuándo consideramos un proyecto exitoso.
Es difícil contestar esta pregunta rápidamente y de manera objetiva. Te ofrecemos  una serie de preguntas para poder guiarte en  la respuesta.
¿El producto o servicio “entregado” cumplió las necesidades explícitas e implícitas del cliente (en funcionalidad y uso)?
¿El proyecto al final obtuvo una utilidad positiva para la empresa ejecutora?
Finalizado el proyecto, ¿se generaron nuevas oportunidades y negocios relacionados (Proyectos o Servicios)?
La Administración de Proyectos nos da  las bases durante la planeación y ejecución para al final lograr contestar afirmativamente éstas y otras preguntas referentes al éxito de nuestros proyectos.

QUE ES LA ADMINISTRACIÓN

         QUE ES LA ADMINISTRARON ?

¿Que es administración?. La Administración, también conocida como administración de empresas, es la ciencia social y técnica que se ocupa de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines que persiga la organización.

Descomponiendo la definición tenemos:

Planificar: Es el proceso que comienza con la visión del Nro 1 de la organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis FODA). La planificación abarca el largo plazo (de 5 años a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 años y 5 años) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente.

Organizar: Responde a las preguntas de, ¿Quién? va a realizar la tarea, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea; ¿cúando? se va a realizar; mediante el diseño de Proceso de negocio, Cursogramas que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

Dirigir: Es la influencia, persuasión que se ejerce por medio del Liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de Toma de decisiones.

Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales de la organización.

El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones; por lo tanto es aplicable a Empresas privadas y públicas; Instituciones públicas y organismos estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades; gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales; hospitales; fundaciones, etc; y a todos los tipos de empresas privadas; e incluso las familias y hogares.

Áreas funcionales de estudio de la Administración 
* Administración financiera ó Finanzas corporativas 
* Administración comercial (marketing ó mercadotecnia) 
* Administración de la producción u operaciones; 
* Administración de Recursos humanos;

como las áreas funcionales más características; pero también se pueden encontrar departamentos de: 
* Administración de las Tecnologías de Información 
* Organización y método; 
* Administración de la Planificación estratégica; 
* Gestión del conocimiento; 
* Gestión de proyectos, 
* Administración de la cadena de suministro y Logística; 
etc, como las más frecuentes dentro de las organizaciones.

La Administración se relaciona estrechamente con otras ciencias como la Economía, Contabilidad, Psicología, Sociología, Política, Matemáticas, Estadística; también con la Antropología, Historia, Geografía y Filosofía. Etimológicamente hablando, la palabra Administración deriva del Latín AD MINISTRARE, donde Ad significa al y MINISTRARE significa servicio de, lo que deduce la idea de estar al servicio de algo o alguien. Por ejemplo: el estar al servicio de la sociedad, haciéndola mas productiva (eficiencia), para el cumplimiento de sus objetivos (eficacia).

ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN

ETAPAS DE LA ADMINISTRACION 


1.-PREVISION: por ser la primera etapa del proceso administrativo, la previsión tiene incidencia directa e indirecta en el resto de etapas (planificación, organización, integración, dirección y control).
Es el elemento de la administración en el que con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que nos permitirán realizar los objetivos de la empresa" (Agustín Reyes Ponce).
Como puede inferirse, la palabra previsión proviene de prever o pre-ver, lo que es "ver anticipadamente las cosas" o "tratar de ver en forma anticipada lo que va a ocurrir". Entonces, entenderemos por previsión como aquella etapa del proceso administrativo donde se diagnostica a través de datos relevantes del pasado y del presente que sean relevantes, de tal forma que se puedan construir contextos sociales, políticos, económicos, tecnológicos, etc., en los que se desenvolverá la empresa en el mediano como en el largo plazo.

2.-PLANECION:La Planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.
ESTOS 3 SON LOS PUNTOS MAS FUERTES DE LA PLANIFICACION:
· Propicia el desarrollo de la empresa.
· Reduce al máximo riesgos
· Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

3.-ORGANIZACIONSe refiere a la creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social

4.-INTEGRACION: Dentro de una empresa existen distintos tipos de integración, tales como integración de materiales e integración de recursos financieros.

5.-DIRECCIÓN: Etimológicamente, la palabra "dirección", viene del verbo "dirigere"; éste se forma a su vez del prefijo "di", intensivo, y "regere": regir, gobernar.
La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de al autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente, ya, con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas.
Para llevar todo esta acabo se tiene que tomar muy en cuenta la COMUNICACION que es parte fundamnetal de la direccion y uqe va implicita en todod el proceso adimistrativo.

6.-CONTROL: El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y desempeño se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El término control tiene una connotación negativa para la mayoría de las personas, pues se le asocia con restricción, imposición, delimitación, vigilancia o manipulación;

Stephen Robbins define el control como "un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente". En tanto que James Stoner manifiesta que es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas.

Frederick Winslow Taylor (1856-1915)

Nace el 20 de marzo de 1856 en Filadelfia, se graduó como ingeniero mecánico y economista; es considerado como el padre de la Administración Científica. Las experiencias de Taylor en Midvale, fábrica siderúrgica donde trabajó, lo llevaron a definir las pautas para mejorar la eficiencia en la producción. Él analizó científicamente el trabajo que realizaban y mediante su observación comenzó a poner a la persona correcta en el puesto correcto, con las herramientas y el equipo correcto y logró que el trabajador siguiera exactamente sus instrucciones y motivándolo con un incentivo económico. Hizo pruebas en diversas puestos y observó una mejoría.

Henri Fayol (1841-1925)

Nace en Estambul en el año de 1841. Se graduó como ingeniero civil de minas en el año 1860 y desempeño el cargo de Ingeniero en las minas de un importante grupo minero y metalúrgico, la Sociedad Anónima Commentry Fourchambault. Llegando a ser gerente general de la compañía.

Fayol considera que la administración es una actividad común de todos los seres humanos, ya que se lleva a cabo en cualquiera los ámbitos en el que éste se encuentre, en empresas, gobiernos e incluso el hogar. Además considera que la administración es un conjunto universal de funciones donde se incluye la planeación, organización, dirección, coordinación y control por lo que concibe a la organización como un todo.

Max Weber (1864-1920)

Nace el 21 de abril de 1864 en Erfurt, Alemania. Weber estudió la actividad organizacional y describió una organización ideal a la cual llamó la burocracia.

Por medio de la burocracia Weber, pretendía establecer la estructura, la estabilidad y el orden de las organizaciones por medio de una jerarquía integrada de actividades especializadas, definidas por reglas sistemáticas.

Los sistemas burocráticos fueron establecidos con el propósito de ofrecer el medio más eficiente para conseguir que se hiciera el trabajo. En ellos, cada trabajador podría definir con precisión su actividad y su relación con otras actividades. Los burócratas eran los administradores habilidosos que hacían que las organizaciones funcionaran.

George Elton Mayo (1880-1949)

Nace el 26 de diciembre de 1880 en Adelaida, Australia, Se graduó de medicina de la Universidad de Adelaida. En 1907 volvió a la universidad para estudiar filosofía y psicología.

Mayo tuvo principal interés en estudiar los efectos psicológicos del trabajador según las condiciones físicas en las que se encuentra su lugar del trabajo. La idea de Mayo era que los factores lógicos eran menos importantes que los factores emocionales en la determinación de la eficiencia productiva. De todos los factores humanos que afectan el comportamiento de los empleados, los más poderosos son los provenientes de la participación del trabajador en los grupos sociales. Por tanto, Mayo concluyó que las condiciones de trabajo, además de incluir los requisitos objetivos de la producción, deberían, al mismo tiempo, satisfacer los requisitos subjetivos de los empleados con respecto a la satisfacción social en su lugar de trabajo. (Alvarez Medina, 2005).

George Elton Mayo (1880-1949)

Nace el 26 de diciembre de 1880 en Adelaida, Australia, Se graduó de medicina de la Universidad de Adelaida. En 1907 volvió a la universidad para estudiar filosofía y psicología.

Mayo tuvo principal interés en estudiar los efectos psicológicos del trabajador según las condiciones físicas en las que se encuentra su lugar del trabajo. La idea de Mayo era que los factores lógicos eran menos importantes que los factores emocionales en la determinación de la eficiencia productiva. De todos los factores humanos que afectan el comportamiento de los empleados, los más poderosos son los provenientes de la participación del trabajador en los grupos sociales. Por tanto, Mayo concluyó que las condiciones de trabajo, además de incluir los requisitos objetivos de la producción, deberían, al mismo tiempo, satisfacer los requisitos subjetivos de los empleados con respecto a la satisfacción social en su lugar de trabajo. (Alvarez Medina, 2005).

En 1927, Elton Mayo realizó un serie de estudios con una duración de 5 años en Western Electric ubicado en Cicero, Illinois, este estudio consistió en rediseñar los puestos, cambios de duración de jornada y semana laboral, introducción de periodos de descanso y planes de salarios individuales, a esta serie de estudios se le denomino estudios de Hawthome, los cuales dan pie al desarrollo del comportamiento organizacional; en el cual se han desarrollado diferentes teorías sobre la motivación, liderazgo, comportamiento y la formación de grupos, entre otros.

Muere el 7 de septiembre de 1949.

La Administración en la Época Primitiva





La Administración en la Época Primitiva
Los cambios acelerados, y la capacidad del ser humano a la adaptación han dado lugar a la administración desde épocas primitivas. La administración es un proceso a través del cual se coordinan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficiencia, calidad y productividad en el logro de sus objetivos. Se mostraron fenómenos administrativos en la forma de organizar, recolectar alimentos, la caza, construcción de pirámides. En la época primitiva, al trabajar el hombre en grupo surgió de manera incipiente la administración, como una asociación de esfuerzos para lograr un fin determinado que requiere de la participación de varias personas. El crecimiento demográfico obligó a la humanidad a coordinar mejor sus esfuerzos en los grupos sociales y, en consecuencia, a mejorar la aplicación de la administración.

Había grupos de tribus nómadas y sedentarias que administraban y organizaban su vida  con estilos propios a la época y de acuerdo a los  recursos que tenían a su alcance. Estos grupos evolucionaron y recibieron los nombres como horda, tribu, clan, matriarcado y patriarcado.  La administración comenzó con la caza, la pesca y la recolección de frutos.  En estos grupos existía un líder responsable de organizar a las personas y a los recursos con los que se contaban.
















El hombre ha trabajado para subsistir, tratando de ejercer sus actividades con la mayor efectividad posible; en otras palabras, ha aplicado la ley de oro de la administración, que consiste en obtener los máximos resultados con el mínimo esfuerzo.

El hombre comenzó a trabajar en grupo, surgió de manera incipiente la administración, para lograr un fin determinado que requería de la participación de varias personas. Con la agricultura el hombre se hizo sedentario, y necesito coordinar mejor sus esfuerzos para la siembra y el almacenamiento de cosechas y, aplico formas de administración en la agricultura.